Een groot deel van je tijd spendeer je aan het samenstellen van de juiste contracten. Vaak een tijdrovende activiteit, maar moet vooral foutloos zijn. Als vastgoedmakelaar draag je hier een grote verantwoordelijkheid. Bovendien moeten je documenten en contracten aangepast zijn aan de laatste wetgeving. Dankzij RealSmart en de samenwerking met CIB beschik je over een uitgebreide databank van modeldocumenten. Bovendien zijn een groot deel van deze documenten beschikbaar in een slimme wizard, die een groot deel van het voorbereidingswerk voor jou doet.

CIB Modeldocumenten als basis

Alle modeldocumenten & -contracten in RealSmart worden opgemaakt en beheerd door het Vlaams Studie en Kennis Centrum Vastgoed en Wonen van CIB. Het Vlaamse studiecentrum is de autoriteit omtrent juridisch sluitende modelcontracten.

“Dagelijks staat een team van juristen klaar voor het opmaken en beheren van de modeldocumenten zodat deze volledig up-to-date en juridisch sluitend zijn. Momenteel bieden we meer dan 1000 modeldocumenten aan voor de 3 gewesten en in verschillende talen.“

– Peggy Verzele – Directeur Vlaams Studie-en Kenniscentrum Vastgoed en Wonen CIB

Alles verloopt digitaal – van invullen tot ondertekenen

Met RealSmart verloopt het volledige documenttraject digitaal:

• Altijd het juiste document: RealSmart stelt automatisch het juiste document of contract voor, aangepast aan je transactie.
• Automatisch invullen: Dankzij de dossiergegevens is je document al grotendeels ingevuld.
• Digitaal ondertekenen: Laat je klant eenvoudig tekenen via e-ID, itsme of een van de andere digitale tekenmogelijkheden in een beveiligde omgeving.
• Delen en bewaren: Het document komt direct beschikbaar voor de juiste partijen om over te nemen in de eigen administratie.

RealSmart – voor elke efficiënte vastgoedmakelaar

En jij? Jij houdt het overzicht én bent in staat een professionele en efficiënte dienstverlening aan te houden. Wil je meer informatie over smart contracts of een korte demo aanvragen? Bekijk hier de mogelijkheden en we helpen je zo op weg.

Een conformiteitsattest is een officieel document dat aantoont dat een woning voldoet aan de minimale woningkwaliteitsnormen, zoals vastgelegd in de Vlaamse Codex Wonen. Het attest wordt afgeleverd na een woningcontrole door een bevoegde instantie en is doorgaans tien jaar geldig. Het vermeldt ook het maximum aantal toegelaten bewoners.

Als lid van CIB heb je toegang de zeer volledige syllabus over Woningkwaliteitsbewaking in het Vlaamse Gewest.

Gemeenten met een verplicht conformiteitsattest

In Vlaanderen hebben verschillende gemeenten het conformiteitsattest verplicht gesteld bij verhuur. Hoewel het attest op Vlaams niveau niet verplicht is, kunnen gemeenten via een gemeentelijk reglement de verplichting opleggen. Steeds meer gemeenten maken hier gebruik van om de woonkwaliteit te verbeteren. In RealSmart kan je nagaan of er een conformiteitsattest is uitgereikt voor jouw pand alsook of het conformiteitsattest verplicht is door de gemeente bij verhuur en eventuele condities.

Wat is nu de rol van de makelaar hierin?

Gemeenten kunnen sancties opleggen bij het ontbreken van een verplicht conformiteitsattest. Hoewel deze sancties voor de verhuurder of eigenaar van de huurwoning zijn, heb je als makelaar een belangrijke rol hierin om volgende redenen:

• Verantwoordelijkheid mee beperken
• Bescherm je klant tegen sancties
• Snellere en rechtszekere verhuring
• Professionaliteit en imago

Hoe ga je dan te werk als makelaar?

• ❗ Check met RealSmart de gemeentelijke verplichting bij elke nieuwe opdracht en of een conformiteitsattest reeds aanwezig is.
• 📂 Indien beschikbaar, vraag het conformiteitsattest meteen op in RealSmart.
• 📅 Heeft de eigenaar het nog niet? Wijs op de aanvraagtermijn (kan 4-8 weken duren).
• 📝 Neem eventueel een standaardclausule op in je opdracht tot verhuur over dit attest.
• Bied hulp aan bij de aanvraag (sommige gemeenten voorzien eenvoudige procedures of zelfs begeleiding voor makelaars).

De makelaar aan zet: onderscheid je van concurrenten

Hoewel de aanvraag van een conformiteitsattest wettelijk bij de verhuurder ligt, is het voor vastgoedmakelaars aan te raden om dit proactief op te volgen. En dankzij RealSmart kan dit probleemloos in de voorbereiding van elk dossier. Steeds in het bezit -en op de hoogte- zijn van het conformiteitsattest verhoogt niet alleen de rechtszekerheid en efficiëntie van het verhuurproces, het toont ook de meerwaarde van de makelaar als betrouwbare schakel tussen eigenaar en huurder.

Clee is geen theorie, sinds de lancering van Clee in RealSmart in 2020 werden al meer dan 50.000 Clee-kandidaturen verwerkt in RealSmart, verspreid over meer dan 60 makelaarskantoren.

Waarom is Clee zo doeltreffend?

• Gebruiksvriendelijk voor huurder én verhuurder
  De kandidaat kan eenvoudig zijn profiel invullen en opvolgen. De verhuurder krijgt via jou als makelaar een overzichtelijke shortlist van kandidaten, waarbij hij/zij voorkeuren kan aanduiden en zelfs rangschikken – allemaal digitaal en zonder papierwerk.
• Verhoogde transparantie en responsiviteit
  Kandidaten hoeven niet langer in het ongewisse te blijven. De software zorgt voor automatische terugkoppeling, ook voor niet weerhouden kandidaturen, zodat jij als makelaar minder tijd verliest aan individuele updates.
• Beter dossierbeheer met minder administratieve last
  Clee centraliseert alle kandidaturen in je vertrouwde RealSmart-omgeving. Geen losse e-mails, telefoontjes of Excel-lijstjes meer – alle info is meteen beschikbaar op één plek.
• Geloofwaardige objectivering in selectieprocedures
  Clee helpt je om op een transparante en inclusieve manier selectie te maken. Dit komt niet alleen je reputatie ten goede, maar is ook een krachtig argument bij de verhuurder die belang hecht aan een correcte procedure.
• Gratis voor vastgoedmakelaars en huurders: Clee is dankzij een samenwerking tussen RealSmart, CIB en een wijd netwerk aan stakeholders volledig gratis.

Evelien Thys – zaakvoerder Immopunt en al 5 jaar vertrouwd met Clee – zegt het volgende:

“Voor Clee bestond ontvingen wij bundels met kandidatenfiches en loonfiches. Soms waren dit wel 15 bladzijden (potentiële huurders met weekcontracten), niet echt milieuvriendelijk dus. Als makelaar heb je in Clee een volledig overzicht van alle geïnteresseerden. Je kan een shortlist aanmaken met de voorkeurkandidaten en deze ook delen met de eigenaar. De overige kandidaten kan je met één muisklik een mailtje sturen dat ze niet geselecteerd werden. Mensen appreciëren het als ze een bericht ontvangen, ook bij een weigering van hun kandidatuur. Wanneer er een huurder gevonden is, kan je via RealSmart meteen het huurcontract opmaken. Simpel en snel.”

Maak het verschil als makelaar

Clee biedt jou als vastgoedmakelaar een strategisch voordeel. Je toont betrokkenheid bij zowel huurder als verhuurder, je werkt sneller, én je voorkomt juridische en ethische valkuilen.

Zelf aan de slag: Ben je klaar om ook je verhuurproces te digitaliseren en optimaliseren? Ontdek Clee in RealSmart en ervaar zelf het verschil. Klik hier voor meer informatie.

Sinds vandaag is het mogelijk om woninghuurcontracten in Brussel dubbel te registreren met RealSmart, eenmaal federaal bij FOD Financiën en eenmaal gewestelijk bij het Brussel Hoofdstedelijk Gewest. Gewestelijk registreren is sinds 1 januari 2025 verplicht voor woninghuur in Brussel. Het Grondwettelijk Hof bevestigde via een officieel arrest op 3 april 2025 dat ook de federale registratieplicht blijft gelden.

Belangrijk: Zorg ervoor dat uw organisatie en medewerkers correct geregistreerd zijn op IRISbox, het e-loket van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dit is nodig om een correcte registratie via RealSmart uit te voeren. Daarnaast zal je in de registratie ook merken dat er meer info m.b.t. woningcomfort bevraagd wordt en dat de registratie 2 statussen zal krijgen, één voor FOD Financiën en één voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. U ontvangt van beide partijen een bevestiging en registratiebewijs.

Registreer al je huurcontracten met RealSmart

MyRent Pro is volledig geïntegreerd in jouw RealSmart huurdossiers. Dat levert heel wat voordelen op:

• Één digitaal dossier waar je alles kan opvolgen en initialiseren
• Uniformiseer kandidaturen met Clee
• Mogelijkheid om je huurcontracten digitaal te laten ondertekenen
• 100% compliant met dubbele registratieplicht Brussel

“Dankzij MyRent Pro in RealSmart verlopen onze huurregistraties bijzonder vlot. Het is eenvoudig in gebruik én handig dat alles binnen RealSmart mogelijk is.”

Zelf starten met MyRent Pro in RealSmart?

We helpen je graag op weg in een korte online demo!

klik hier om een demo in te plannen met een van ons customer success team.

In samenwerking met Vlaams Energieagentschap kan je voortaan op een eenvoudige manier een overzicht krijgen van alle premies die in een bepaalde stad of gemeente beschikbaar zijn. Bij de aanmaak van een prospectie-, verkoop- of verhuurdossier in RealSmart krijg je nu een rapport van de energiepremies in die gemeente/stad. Daarnaast kunnen gebruikers de premies consulteren in onze vastgoedbibliotheek. De geselecteerde premies kunnen op een eenvoudige manier gedeeld worden met klanten (potentiële kopers, verkopers, huurders, verhuurders, …).